Keine langwierigen, langweiligen und ergebnislosen Besprechungen mehr! 

Die Herausforderung

Viele Besprechungen in Unternehmen und sozialen Organisationen verlaufen unproduktiv. Die Teilnehmer haben das Gefühl, dass zwar viel Zeit für die Diskussion verwandt wurde, aber am Ende keine greifbaren Ergebnisse vorhanden sind. Allgemeine Anregungen, Besprechungen effektiver und effizienter zu gestalten, sind zwar bekannt, jedoch werden sie - aus welchen Gründen auch immer - nicht konsequent umgesetzt. 

Die Herausforderung war, in mehreren sozialen Einrichtungen die 3-stündige Wochenbesprechung wirkungsvoller zu nutzen und die freigesetzte Zeit mit den Kollegen optimaler zu gestalten! In allen Besprechungsteams arbeiteten Teilzeitbeschäftigte, die nur an bestimmten Tagen anwesend und in verschiedenen Standorten tätig waren. Zentrale Schwachpunkte bei allen Besprechungsteams dieser Einrichtungen war die Zusammenstellung der Tagesordnung bereits im Vorfeld der Wochenbesprechungen sowie die Moderation der Besprechungen selbst.

Die Lösung

C&IS GmbH entwickelte ein System für die Koordination und Steuerung von Arbeitsgruppen und deren Informations- und Kommunikationsbedarf. Anhand überschaubarer, aufeinander aufbauender Übungen lernten die Teilnehmer Schritt für Schritt ihre Arbeitsbesprechungen zu optimieren. 

Ausgangspunkt war ein 1/2-tägiger Workshop, in dem das Besprechungsteam die methodischen und technischen Grundlagen ihrer Zusammenarbeit analysierte und erste Lösungen entwickelte, wie die persönlichen Bedürfnisse und Fähigkeiten der Teammitglieder sowie vorhandene Computertechnologie aktiv mit einbezogen werden konnten. 

Damit z.B. künftig bereits in der Einladung klar erkennbar ist, wer welche Themen in welcher Form behandelt haben will, wurden die einzelnen Tagesordnungspunkte bezüglich Verfahren, Zeitbudget und erwünschtes Ergebnis gekennzeichnet: 

Verfahren: I = Information - keine Diskussion, M = Meinungsbildung - kurzes Feedback erwünscht, E = Entscheidung - Team soll entscheiden)

Zeitbudget und Ergebnis: Zu jedem Tagesordnungspunkt benennt der Autor seinen Zeitbedarf (Minuten) und formuliert nicht allgemein das Thema, sondern sein erwünschtes Ergebnis (z.B. anstatt "Urlaubsplanung" - "(E) Betriebsferien vom 15-25.8."

Ergebnis des Workshops waren ineinander aufbauende Kurzübungen von max. 15 Min., die in den kommenden Besprechungen als eigenständige Tagesordnungspunkte vom Team erprobt und in regelmäßigen Abständen evaluiert werden. 

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